借助智能工具,将我们过去当面实施的活动转为线上活动。如今,我们传统的会议和商展已被网络研讨会、讲座和线上活动所取代。因此,与客户和合作伙伴实施的更多“互动”活动需要转为线上活动,例如,将研讨会完全变为远程研讨会。
交互设计师Luca Toscano是我们设计团队中的一员,他曾帮助举办过多次线上研讨会,其表示:“距离不仅不会让事情变得更简单,还能给我们带来挑战,去寻找最佳的解决方案,以填补我们与对话者之间沟通距离的不足。
作为设计师,我们习惯于通过物体、图像、手势进行交流,一开始,我们担心如果没有当面的互动,我们所提供的信息的可信度将大打折扣。可事实证明其结果并不是这样,我们借助可用的数字化工具,在线上会议中,同样也能提出许多富有洞察力的看法。”
保持互动
在Volpi工作室,启动新项目时,我们通常会安排一些研讨会,目的是为了增加参与度、收集信息并探索新的机会。为了充分挖掘远程研讨会的潜力并避免过度简化(仅将线下研讨会数字化),我们决定让小组参与者参与短期研讨会,并保持高度互动。
为保持互动,可充分使用数字化工具:“Miro、壁画、观念或模型对准备和举办远程研讨会非常重要。这会帮助设计师重新构想传统流程、收集见解以及开发新灵感。使用这些工具,我们能够针对客户的实际需求,在开会之前草拟灵活、可定制的模板。在研讨会召开期间,所有参与者都可以访问数字化模板并进行操作。研讨会结束后,由于所有材料都存储在网上,因此进行收集和分析时非常方便实用。事实证明,如果我们有足够的勇气和灵活性去尝试新的解决方案,我们会发现更多有效的方法。数字化工具,甚至数字化交互都很高效!”
远程研讨会的额外益处
由于使用数字化工具,迭代速度得以提升,因此在会议之后,调整和开展活动会变得很容易。“远程研讨会使我们更加灵活高效:我们可以根据参与者的时间,轻松地安排不同的会议。这不仅快速,还节省金钱和资源,因为它无需出行或准备实体材料。这对项目的可持续发展和环境都有益处!”我们的服务设计师Giacomo Guaragna如是说到。
Giacomo最近从另一个角度,即项目经理的角度体验了远程研讨会:“由于我支持过为研讨会提供帮助的人员,所以我更专注于会议的整体进度以及参与者的参与情况。这就是为什么我说,尽管成功的研讨会通常依赖于当面的互动,但在远程研讨会中,参与者可以找到共鸣,并乐于通过屏幕与他人沟通。通过快速展现家庭办公室、介绍宠物“助手”以及选择有趣的背景墙都是打破僵局最行之有效的办法!”
高效远程研讨会的举办技巧
Giacomo和Luca分享了一些在线举办高效研讨会的技巧。
▪首先摄像头全程一直是打开着的:声音听起来可能会很清晰,但在研讨会期间,能够彼此看到对方也很重要。
▪制备模板和空间,分别用于收集各种见解和自发出现的灵感。
▪首先完整、简短地介绍研讨会的各项活动,与所有参与者分享会议的任务和目标。
▪请勿卡在某个点上,保持会议整体流畅!随后,再讨论该问题。
▪将参与者分成若干小组,执行简单、简短的任务
▪请勿单独举办研讨会:至少与一位同事一起举办
▪提前安排会议,介绍研讨会结果